Desk Sharing – Was Sie über den neuen Bürotrend wissen sollten!
In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg. Eine innovative Lösung, die sich in den letzten Jahren immer stärker durchsetzt, ist das sogenannte Desk Sharing. Diese revolutionäre Arbeitsplatzgestaltung hat das Potenzial, die Art und Weise, wie wir arbeiten, grundlegend zu verändern.
Doch was sind die Vorteile von Desk Sharing? Vor welche Herausforderungen müssen sich junge Unternehmer*innen stellen, wenn Sie Ihre Arbeitsumgebung optimieren wollen?
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing, auch als “Desk Hoteling”, “Open Space Office” oder “Flexibles Büro” bezeichnet, ist ein Konzept, bei dem Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz
mehr haben, sondern sich je nach Bedarf und Verfügbarkeit Arbeitsplätze teilen. Statt an einem bestimmten Schreibtisch zu sitzen, wählen die Mitarbeiter täglich oder wöchentlich aus einer Pool von Arbeitsplätzen denjenigen aus, der am besten zu ihren aktuellen Aufgaben passt.
Die Vorteile von Desk Sharing
- Effiziente Raumnutzung: Unternehmen können ihre Büroräume effizienter nutzen, da nicht alle Mitarbeiter*innen einen Schreibtisch benötigen. Sollte jemand für eine Woche ins Homeoffice gehen, ist der Platz des*der jeweiligen Mitarbeiter*in für eine Woche unbenutzt. Durch die Reduzierung der fixen Arbeitsplätze werden neue Räume für die Zusammenarbeit geschaffen. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Kosten.
- Flexibilität: Mitarbeiter*innen haben die Möglichkeit, je nach Aufgaben und Bedürfnissen den besten Arbeitsplatz zu wählen. Die bunte Zusammenarbeit bringt somit Frische und Inspiration in die Arbeitsumgebung. Durch das flexible Arbeitsmodell wird die Umstellung ins Homeoffice leichter – sofern die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern stimmt.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Durch das ständige Wechseln der Arbeitsplätze wird die Kommunikation zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen gefördert. Mitarbeiter haben die Chance, mit unterschiedlichen Kollegen in Kontakt zu treten und voneinander zu lernen. Aber Achtung: auch die digitale Kommunikation zwischen den Kolleg*innen muss stimmen, damit jeder Arbeitsschritt unabhängig von den räumlichen Gegebenheiten funktionieren muss.
Herausforderungen
- Stauraum: Viele Mitarbeiter*innen bewahren Ihr Hab und Gut in einem Rollcontainer oder am Schreibtisch auf – aber welche Aufbewahrungsmöglichkeiten gibt es in einem Open-Space Konzept? Die wohl beliebteste Methode aktuell ist ein Spind System. Jede*r im Unternehmen kann seine*ihre Arbeitsmaterialien ganz einfach in dem eigenen Schließfachschrank verstauen und nimmt das Arbeitsmaterial täglich zu dem heutigen Arbeitsplatz mit.
- Technologische Unterstützung: Viele Start-Up Unternehmen bieten eine Online-Tool zur Reservierung von Arbeitsplätzen an, um sicherzugehen, dass der zur Verfügung stehende Platz effizient genutzt wird.
- Kommunikation: Ein klarer Leitfaden für die Nutzung von Desk Sharing sowie regelmäßige Kommunikation über Änderungen und Updates sind entscheidend. Die offene Kommunikation stellt nicht nur einen Vorteil dar, sondern auch einen Nachteil: wird das Desk-Sharing mit den Kolleg*innen nicht besprochen, kann schnell ein Wirrwarr entstehen.
Ist das Desk-Sharing das Richtige für meinen Betrieb?
Unsere Antwort: Ja. Desk Sharing ist eine spannende Entwicklung in der Arbeitsplatzgestaltung, die sich positiv auf Effizienz, Zusammenarbeit und Mitarbeiterzufriedenheit auswirken kann. Dies erfordert von Seiten der Unternehmer*innen ein Gespür von Innovation und Flexibilität – Qualitäten, die einen erfolgreichen Betrieb auszeichnen. Trotzdem ist es wichtig, die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen zu beachten, denn Desk Sharing ist nicht für jeden!
Was brauche ich fürs Desk-Sharing?
Besprechungstische, Lichtgestaltung, Akustische Lösungen und Sitzgelegenheiten – dies und vieles mehr ist bei der Gestaltung eines offenen Bürokonzepts zu beachten. Gestalten Sie ein offenes Büro, indem Sie verschiedene Zonen für Fokussierte Arbeit, Kollaboration und Entspannung schaffen. Nutzen Sie vielseitige Möbel wie verstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle und Lounge-Bereiche, um Flexibilität und Komfort zu gewährleisten. Achten Sie auf Lärm- und Lichtmanagement, integrieren Sie Pflanzen für eine angenehme Atmosphäre und involvieren Sie Mitarbeiter in den Gestaltungsprozess, um ein ausgewogenes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
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